Executive Assistant

Dans le cadre du renforcement de ses équipes, notre client, un groupe industriel international spécialisé dans la mise en œuvre de solutions de souveraineté dans le domaine du numérique et des services publics, évoluant dans un environnement exigeant et normé, recrute un(e) Executive Assistant.

Sous la responsabilité du Directeur Général, l’Executive Assistant (EA) assure un soutien administratif, organisationnel et analytique de haut niveau. Véritable point de coordination central, il/elle contribue à la fluidité des opérations, à la circulation sécurisée de l’information et au bon fonctionnement de la Direction Générale, dans le respect des standards de gouvernance et de conformité du Groupe.

MISSIONS

Gouvernance et pilotage de la Direction Générale

• Gérer l’agenda, les correspondances confidentielles et les déplacements du Directeur Général
•  Préparer les dossiers stratégiques, assurer le suivi des actions et rédiger les comptes rendus de réunions
• Collecter les rapports d’activités mensuels et élaborer le reporting consolidé
• Suivre la mise en œuvre des décisions prises en comité de direction
• Centraliser les informations projets, préparer les points d’avancement et alerter sur les écarts
• Appuyer le Directeur Général dans la priorisation des sujets stratégiques et la gestion des urgences

Gestion des Services Généraux et Office Management

• Gérer l’inventaire des équipements, du mobilier et des consommables
• Coordonner l’organisation des espaces de travail et les besoins en infrastructure
• Assurer l’accueil des visiteurs, la gestion du courrier et le support aux collaborateurs
• Suivre la qualité de service des prestataires et les engagements (SLA)
•  Centraliser et prioriser les besoins des équipes en lien avec la Direction Générale
• Assurer le suivi des contrats (échéances, renouvellements, alertes) et réaliser des revues périodiques
• Consolider et suivre le budget des services généraux
• Coordonner les activités liées aux infrastructures et aux prestataires (maintenance, équipements, etc.)

Logistique et accueil de haut niveau

•  Organiser la logistique des visites (Groupe, auditeurs, partenaires institutionnels)
• Coordonner l’accueil protocolaire (agenda, sécurité, déplacements, réunions)
• Garantir l’image et le professionnalisme de la filiale lors de ces interactions

Gouvernance documentaire et sécurité

• Structurer, organiser et sécuriser les documents sensibles de la Direction Générale
• Veiller au respect des règles de confidentialité et d’accès à l’information
• Mettre en place des outils efficaces de classement et d’archivage

PROFIL

Formation

• BAC+5 en Assistanat de direction, Économie ou domaine connexe

Expérience

• Minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement structuré et international

Compétences techniques

•  Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
• Maîtrise des outils bureautiques (environnement Windows, Microsoft Office, Visio)
• Solides compétences organisationnelles et de coordination
• Capacité d’analyse, de synthèse et de gestion des priorités

Langues

•  Français courant (écrit, parlé, lu)
• Anglais professionnel