Customer Desk Officer

Dans le cadre du renforcement de ses opérations dans le transport maritime et la logistique portuaire, notre client recrute un(e) Customer Desk Officer.

Véritable interface entre la compagnie maritime et ses clients, vous assurez le suivi opérationnel, documentaire et administratif des expéditions maritimes, de la réservation jusqu’à la livraison, tout en garantissant la conformité réglementaire et la satisfaction client.

MISSIONS

·        Réceptionner et vérifier les dossiers d’importation (B/L originaux, lettres de garantie, avis d’arrivée)

·        Émettre les bons à délivrer (Delivery Orders / Release) après validation des conditions documentaires et financières

·        S’assurer du règlement intégral du fret et des frais accessoires avant toute délivrance

·        Gérer les cas particuliers : connaissements électroniques (e-BL), lettres d’indemnité (LOI), mainlevées bancaires

·        Réceptionner et enregistrer les demandes de réservation (booking requests)

·        Vérifier la disponibilité des espaces à bord en coordination avec le département planning

·        Confirmer les bookings et transmettre les confirmations aux clients

·        Gérer les modifications, annulations et transferts de réservation

·        Collecter et vérifier les instructions documentaires des clients (BL instructions)

·        Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes d’information (ERP, TOS, logiciel documentation)

·        Effectuer les rapprochements entre manifestes d’arrivée, documents clients et données système

·        Contrôler la conformité des documents : certificats d’origine, packing list, certificats phytosanitaires, etc.

·        Traiter les demandes d’amendement ou de correction sur les B/L émis

·        Assurer l’archivage des dossiers conformément aux procédures internes

·        Accueillir, renseigner et accompagner les clients sur l’état de leurs dossiers

·        Informer les clients des conditions de déblocage de leurs marchandises

·        Traiter les réclamations, demandes d’information et litiges clients

·        Coordonner avec les équipes facturation pour le suivi des paiements avant émission des releases

·        Assurer la liaison avec les terminaux et opérateurs portuaires pour la mise à disposition des conteneurs

·        Veiller au respect des procédures internes et de la réglementation douanière

·        Signaler toute anomalie, incohérence ou situation à risque à la hiérarchie

·        Assurer un reporting régulier sur l’état des dossiers et les indicateurs de performance

PROFIL

·        Bac+2 minimum en Commerce International, Logistique ou Transport Maritime

·        Une formation en documentation maritime ou opérations portuaires serait un atout

·        1 à 3 ans d’expérience en agence maritime, transitaire ou compagnie maritime

·        Bonne connaissance du cycle documentaire import : B/L, manifeste, Delivery Order, avis d’arrivée

·        Maîtrise des documents de transport maritime et des procédures douanières import

·        Connaissance des Incoterms, surestaries et frais annexes

·        Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et systèmes ERP / TOS

·        Rigueur, sens du détail et forte capacité d’organisation

·        Intégrité, discrétion et sens des responsabilités

·        Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts

·        Excellent sens du service client et bon relationnel

·        Français courant obligatoire

·        Anglais opérationnel requis pour la lecture des documents maritimes