CHARGE(E) D’ADMINISTRATION & FINANCE

UMO Bénin recherche pour un de ses clients un(e) Chargé(e) d’Administration & Finance (support de direction), dont la mission principale est d’assurer la fiabilité administrative et financière du cabinet, de sécuriser les données de gestion et de garantir la fluidité des opérations, en lien direct avec la direction et les partenaires externes.

MISSIONS

• Assurer la gestion du courrier et des documents administratifs : classement, archivage, numérisation.
• Suivre l’ensemble des pièces et contrats administratifs (devis, bons de commande, attestations, RCCM, IFU, CNSS, DGI, assurances, etc.).
• Rédiger, mettre à jour et suivre les contrats (prestations, conventions, travaux) : versions, signatures et archivage.
• Coordonner avec le juriste externe et intégrer les retours dans les documents.
• Assurer le suivi des autorisations administratives (mairie, ONAUB) : constitution, dépôt, relances et traçabilité.
• Tenir un registre structuré de suivi des dossiers administratifs et des relances.
• Suivre les démarches administratives récurrentes et les échéances (déclarations, renouvellements, paiements).
• Organiser et structurer les dossiers sur les outils internes (Drive, Notion).
• Enregistrer, catégoriser et contrôler les dépenses avec pièces justificatives.
• Vérifier la complétude et la cohérence des données (date, montant, catégorie, mode de paiement, TVA, projet).
• Préparer et transmettre les éléments à la comptabilité externe.
• Assurer le suivi des règlements (fournisseurs, charges, abonnements) avec validation de la direction.
• Mettre à jour la trésorerie et établir une prévision mensuelle fiable.
• Alerter immédiatement en cas de risque financier ou de dérive de trésorerie.
• Réaliser des rapprochements bancaires simples et assurer la traçabilité des opérations.
• Préparer les éléments variables de paie et suivre les échéances.
• Assurer le suivi administratif du personnel (contrats, onboarding, congés, absences).
• Participer au processus de recrutement : diffusion des annonces, tri des candidatures, préqualification, organisation des entretiens et constitution des shortlists.
• Préparer les factures selon les modèles et les échéanciers définis.
• Assurer le suivi complet de la facturation (émission, envoi, paiement, statut).
• Déclencher l’envoi des factures selon l’avancement des projets.
• Effectuer les relances clients (email, téléphone, WhatsApp) avec traçabilité rigoureuse.
• Produire un reporting régulier des impayés à la direction.
• Préparer les réunions internes : ordre du jour, convocations et suivi des actions.
• Mettre à jour les bases de données internes (dépenses, prestataires, abonnements).
• Garantir la qualité, la fiabilité et la cohérence des données.
• Alerter sur tout risque : échéances, impayés, dépassements budgétaires ou dossiers incomplets.
• Gérer les achats courants et le suivi des consommables.
• Assurer l’office management : gestion des prestataires, fournitures et services administratifs.
• Coordonner les activités du coursier et le suivi des déplacements (Gozem).
• Apporter un appui ponctuel à la direction sur divers dossiers administratifs.

PROFIL

• Bac +3 minimum en gestion, administration, comptabilité ou domaine équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience minimum sur un poste similaire.
• Solides compétences en pré-comptabilité et gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel / Google Sheets, Word, Google Drive), Notion étant un atout.
• Excellente capacité d’organisation, de gestion des priorités et de suivi rigoureux des échéances.
• Excellente communication écrite et professionnelle.
• La maîtrise de l’anglais est un atout.
• Rigueur, sens du détail et forte exigence de qualité dans le traitement des données.
• Fiabilité, autonomie et sens des responsabilités dans la gestion des tâches confiées.
• Esprit d’initiative, capacité d’alerte et proactivité dans le suivi des situations.
• Discrétion et confidentialité absolue dans la gestion des informations sensibles.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer simultanément plusieurs priorités.
• Esprit de service, aisance relationnelle et sens du travail en collaboration avec les équipes et partenaires.